Продуктивная работа. В поиске идеального процесса.

В ИТ отрасли, в которой я работаю, придумано множество методологий и решений для повышения производительности. «Agile», «Waterfall», «RUP» и многие другие нацелены на организацию работы команд и минимизацию рисков. Такие продукты, как «TFS», «Jira» и др., помогают технически организовать процессы по взаимодействию людей в командах и успешной работе над проектами или отдельными задачами. Множество статей и курсов помогают разобраться, подобрать и выстроить эффективный и удобный процесс для достижения требуемых целей. ИТ отрасль имеет много хороших решений, методологий, продуктов, что позволяет достичь продуктивной работы и построить эффективные процессы.

С основной работой все понятно: там все настроено и хорошо работает. А как быть с личными целями, проектами, задачами вне работы? Можно ли построить эффективный процесс на основе методологии из ИТ отрасли для решения нерабочих задач? Мы каждый день решаем задачи, которые не относятся к основной работе. Некоторые клеим стикерами на холодильник, заносим заметки в телефон, ведем еженедельник, календарь и многое другое. В статье я опишу свой процесс, который использую для достижения личных целей, планирования, выполнения задач и проектов, не относящихся к основной работе.

Сбор статистики и анализ данных

Неделю назад я читал статью, в которой автор пробовал применить «Agile» для организации работы над домашними задачами. Стендапы, 2-х недельный спринт и «семейная ретроспектива». Ха... Даже звучит страшно. Думаю, что для организации домашних задач ИТ методологии не очень подходят. Жизнь нельзя разбить на спринты, от этого очень быстро появится усталость. Хотя некоторые элементы я применяю: планирование, группировка задач в проекты, оценка времени выполнения, постановка целей с применением «SMART», метод «Pomodoro». Все это помогает мне построить хороший процесс для достижения поставленных целей.

Каждый, кто делает задачи, явно или нет придерживается определенного процесса. Это может быть простой процесс: запланировал задачу, сделал, забыл. Может быть что-то посложнее: поставил цель, спланировал задачи, выполнил, проанализировал результат. В более сложном процессе требуется где-то записывать заметки для планирования, ставить цели, разбивать на проекты, наполнять задачами, отмечать выполнение и анализировать отчеты. Чтобы построить продуктивную работу для домашних задач, нужно понять текущий процесс, собрать статистику по выполненным целям, проектам, задачам за длительный период. После этого можно проанализировать результаты и вносить корректировки в процесс.

Я использую приложение iSmartLife больше года и собрал информацию, когда, с кем, как и что я делал. Это очень простое приложение, в нем можно создавать заметки, цели, проекты, задачи... Также в приложении есть такой показатель как активность. Активность ежедневно понижается и ее нужно подпитывать действиями (выполнять поставленные задачи). В приложении есть раздел с отчетами. Вот отчет моей активности за полгода:

Из отчета очень хорошо видно, где произошло изменение процесса. Дальше я расскажу более детально, какой был процесс, и как он изменился.

Поиск идеального процесса

Старый процесс был очень простой: я создавал цели на полгода, группировал в проекты, которые хотел сделать, и создавал задачи для выполнения. Задачи я стараюсь разбивать, чтобы их время выполнения было от 1-го до 4-х часов. Так как есть основная работа, и с понедельника по пятницу время тратиться на нее, то в рабочие дни я брал одну-две задачи. Основная нагрузка приходилась на выходные (это видно из всплесков левой части графика активности). В общем все просто: есть цели, есть проекты, есть задачи, которые нужно сделать и отметить как сделанные.

Этот процесс простой и работоспособный. Я сделал много хобби- проектов, задач по обучению, улучшению и поддержке дома и достиг большей части целей, которые перед собой ставил. Но как видно из левой части графика активности, все работы велись всплесками. Я довольно сильно перегружал задачами выходные, появлялась усталость, и я прерывал работы над задачами. Также при перегрузке теряется мотивация, появляется раздражительность, а при выполнении задач увеличивается количество ошибок. Это все ведет к приостановке работы на некоторый период (это хорошо видно из провалов в графике).

Проанализировав все эти результаты, я решил улучшить свой процесс:

• я начал планировать задачи на неделю (раньше планировал на больший период). Это удобно, так как я очень хорошо понимаю, что и когда в течении недели смогу сделать;
• на понедельник и пятницу я планирую очень простые задачи по обучению или ничего не планирую;
• чередую задачи физические и умственные;
• более равномерно распределяю задачи, не перегружая выходные;
• в воскресенье уделяю больше времени отдыху и планированию работы на следующую неделю;
• перед отпуском пытаюсь сделать максимальное количество задач;
• если кто-то может сделать мою задачу лучше и качественнее, то стараюсь ее делегировать.

Такая перестройка дала ощутимый результат. Вы можете увидеть на графике активности (правая часть). Работа стала более равномерной, без очень резких скачков и падений. Также возросло количество завершенных задач по сравнению с предыдущим периодом, что видно из графика:

На данный момент это мой идеальный процесс, который помогает достигать поставленных целей и делает работу очень продуктивной. Конечно, через некоторый период я еще пересмотрю его и внесу дополнительные корректировки. Персональный процесс не может быть фиксированным - это как жизнь, она меняется и процессы меняются также.

---

Есть много факторов, которые влияют на персональный рабочий процесс (возраст, цели, пол, страна, опыт и др.) и, конечно, ваш может отличаться от моего. Я надеюсь, что моя короткая статья поможет вам построить и улучшить свой собственный идеальный процесс, что приведет к повышению продуктивности, достижению поставленных целей и улучшению качества жизни. Делайте! Вы можете достигнуть большего!