Продуктивна робота. У пошуку ідеального процесу.

В ІТ галузі, в якій я працюю, придумано безліч методологій і рішень для підвищення продуктивності. «Agile», «Waterfall», «RUP» і багато інших націлені на організацію роботи команд і мінімізацію ризиків. Такі продукти, як «TFS», «Jira» і ін., допомагають технічно організувати процеси по взаємодії людей в командах і успішній роботі над проектами або окремими завданнями. Безліч статей і курсів допомагають розібратися, підібрати і вибудувати ефективний і зручний процес для досягнення необхідних цілей. ІТ галузь має багато хороших рішень, методологій, продуктів, що дозволяє досягти продуктивної роботи і побудувати ефективні процеси.

З основною роботою все зрозуміло: там все налаштовано і добре працює. А як бути з особистими цілями, проектами, завданнями поза роботою? Чи можна побудувати ефективний процес на основі методології з ІТ галузі для вирішення неробочих завдань? Ми кожен день вирішуємо завдання, які не належать до основної роботи. Деякі клеїмо стікерами на холодильник, заносимо замітки в телефон, ведемо тижневик, календар і багато іншого. У статті я опишу свій процес, який використовую для досягнення особистих цілей, планування, виконання завдань і проектів, що не відносяться до основної роботи.

Збір статистики та аналіз даних

Тиждень тому я читав статтю, в якій автор намагався застосувати «Agile» для організації роботи над домашніми завданнями. Стендап, 2-х тижневий спринт і «сімейна ретроспектива». Ха ... Навіть звучить страшно. Думаю, що для організації домашніх завдань ІТ методології не дуже підходять. Життя не можна розбити на спринти, від цього дуже швидко з'явиться втома. Хоча деякі елементи я застосовую: планування, угруповання завдань в проекти, оцінка часу виконання, постановка цілей із застосуванням «SMART», метод «Pomodoro». Все це допомагає мені побудувати хороший процес для досягнення поставлених цілей.

Кожен, хто робить завдання, явно чи ні дотримується певного процесу. Це може бути простий процес: запланував завдання, зробив, забув. Може бути щось складніше: поставив мету, спланував завдання, виконав, проаналізував результат. У більш складному процесі потрібно десь записувати нотатки для планування, ставити цілі, розбивати на проекти, наповнювати завданнями, відзначати виконання і аналізувати звіти. Щоб побудувати продуктивну роботу для домашніх завдань, потрібно зрозуміти поточний процес, зібрати статистику по виконаним цілям, проектам, завданням за тривалий період. Після цього можна проаналізувати результати і вносити коригування в процес.

Я використовую додаток iSmartLife більше року і зібрав інформацію, коли, з ким, як і що я робив. Це дуже простий додаток, в ньому можна створювати нотатки, цілі, проекти, завдання... Також в додатку є такий показник як активність. Активність щодня знижується і її потрібно підживлювати діями (виконувати поставлені завдання). У додатку є розділ зі звітами. Ось звіт моєї активності за півроку:

Із звіту дуже добре видно, де відбулася зміна процесу. Далі я розповім більш детально, який був процес, і як він змінився.

Пошук ідеального процесу

Старий процес був дуже простий: я створював цілі на півроку, групував в проекти, які хотів зробити, і створював завдання для виконання. Завдання я намагаюся розбивати, щоб їх час виконання був від 1-го до 4-х годин. Так як є основна робота, і з понеділка по п'ятницю час витрачається на неї, то в робочі дні я брав одну-дві задачі. Основне навантаження припадало на вихідні (це видно з сплесків в лівій частині графіка активності). Загалом все просто: є цілі, є проекти, є завдання, які потрібно зробити і відзначити як зроблені.

Цей процес простий і працездатний. Я зробив багато хоббі-проектів, завдань з навчання, поліпшення і підтримки будинку і досяг більшої частини цілей, які перед собою ставив. Але як видно з лівої частини графіка активності, всі роботи велися сплесками. Я досить сильно переобтяжував завданнями вихідні, з'являлася втома, і я переривав роботи над завданнями. Також при перевантаженні втрачається мотивація, з'являється дратівливість, а при виконанні завдань збільшується кількість помилок. Це все веде до припинення роботи на деякий період (це добре видно з провалів в графіку).

Проаналізувавши всі ці результати, я вирішив поліпшити свій процес:

• я почав планувати завдання на тиждень (раніше планував на більший період). Це зручно, так як я дуже добре розумію, що і коли протягом тижня зможу зробити;
• на понеділок і п'ятницю я планую дуже прості завдання з навчання або нічого не планую;
• чергую завдання фізичні і розумові;
• більш рівномірно розподіляю завдання, не перевантажуючи вихідні;
• в неділю приділяю більше часу відпочинку і плануванню роботи на наступний тиждень;
• перед відпусткою намагаюся зробити максимальну кількість завдань;
• якщо хтось може зробити мою задачу краще і якісніше, то намагаюся її делегувати.

Така перебудова дала відчутний результат. Ви можете побачити на графіку активності (права частина). Робота стала більш рівномірною, без дуже різких стрибків і падінь. Також зросла кількість завершених завдань в порівнянні з попереднім періодом, що видно з графіка:

На даний момент це мій ідеальний процес, який допомагає досягати поставлених цілей і робить роботу дуже продуктивною. Звичайно, через деякий період я ще перегляну його і внесу додаткові коригування. Персональний процес не може бути фіксованим - це як життя, воно змінюється і процеси змінюються також.

---

Є багато факторів, які впливають на персональний робочий процес (вік, цілі, стать, країна, досвід та ін.) І, звичайно, ваш може відрізнятися від мого. Я сподіваюся, що моя коротка стаття допоможе вам побудувати і поліпшити свій власний ідеальний процес, що призведе до підвищення продуктивності, досягненню поставлених цілей і поліпшення якості життя. Робіть! Ви можете досягти більшого!