планування метипланування проекту

планування завдання

досвід досягнення

маленький проект

середній проект

великий проект

приклади плануванняреальні проектипомилки планування
досягнення мети

продуктивність

послідовність роботи

правильне планування

мета проект завдання

делегування завданьпідготовкапаралельна робота

підвищення мотивації

методика планування
зв'язки між проектами

час на планування

аналіз результатів

Крок за кроком я йду до своєї цілі. Планування персональної цілі, проекту, завдань.

Сергій Баранський | 17 лютого 2019 р.

У цій статті я хочу поділитися досвідом досягнення персональних цілей, плануванням проектів і послідовністю побудови завдань. Також, розгляну, які проекти бувають, їх оптимальна тривалість і кількість завдань. Я довгий час працюю в ІТ галузі і використовував багато методологій і практик, і в деяких порадах ви зможете помітити схожість з поширеними рішеннями.

Будь-яка ціль, проект або завдання починається з планування. Гарне планування скорочує час виконання, адже в процесі роботи ми не витрачаємо час на обдумування. Також, чим краще зроблена підготовка, тим менше помилок і якісніше буде результат. В кінці виконання роботи потрібно провести аналіз результатів, зрозуміти, що було зроблено добре, що можна поліпшити і при наступному плануванні врахувати цю інформацію.

Ціль, проект, завдання - в такій послідовності я починаю планування. Між ціллю, проектом і завданням є істотна різниця. Ціль відповідає на питання: «що хочете?», проект - «як зробити?», а завдання - «що зробити?». Ціль - це кінцевий бажаний результат, тому вона йде першою. Ми ще не знаємо, як будемо робити, ми просто маємо бажання щось досягти. Проект - тимчасове підприємство, спрямоване на створення унікального продукту, послуги або результату. На цьому етапі ми вже уявляємо, що і як будемо робити і можемо зробити приблизну оцінку витрат і часу. Я поділяю проекти на маленькі, середні і великі. Залежно від цього використовую різні підходи для планування. Маленькі проекти (до 2-х тижнів) можу спланувати повністю. Для таких проетів не завжди ставлю ціль, тут і так зрозуміло, що і як робити і чого хочу досягти. Маленькі проекти не вимагають тривалої підготовки і зазвичай вони не дуже затратні. Середнім проектам (від 2-х тижнів до 2-х місяців) я приділяю більше уваги. Тут потрібна вже підготовка, аналіз тимчасових, фінансових можливостей. Не завжди можу спланувати такий проект цілком і тому я створюю цілі. Такий проект можна розбити на кілька маленьких і виконувати окремо. Частину завдань в такому проекті можна делегувати, що прискорює його реалізацію. Великі проекти (більше 2-х місяців) - це набір середніх. В таких проектах я обов'язково виділяю ціль. Також створюю окремий проект на планування і підготовку. Аналізую фінансові, часові можливості і підбираю контакти для делегування частини завдань.

Підсумовуючи сказане: великі проекти можна розбити на середні, середні на маленькі. Все, чого варто навчитися - це правильно розбивати проекти в залежності від їх розміру і виконувати маленькі. Далі я покажу приклад 3-х своїх проетів: маленького, середнього і великого...

Маленький простий проект (до 2-х тижнів)

Поличка для взуття. Маленький простий проект. iSmartLife

Поличка для взуття. Цей проект досить простий. У мене вже була така поличка і мені потрібно було зробити копію за новими розмірами. Я оцінив роботу за проектом в 2 дні. Проект складався з 6-ти завдань:

  • - зробити виміри і розрахувати матеріали;
  • - купити матеріали (список: що і скільки);
  • - нарізати планочки за розмірами;
  • - відшліфувати планочки;
  • - покрити лаком;
  • - зібрати поличку.

Хтось може сказати, що тут можна обійтися одним завданням - зробити поличку. Я рекомендую дробити завдання більш детально (1-8 годин). Це не займає багато часу, але більш детальний план прискорює виконання і підвищує мотивацію, так як ти бачиш, що зробив і скільки залишилося.

Для цього проекту я не створював ціль і не планував бюджет, тут все просто і зрозуміло і витрати не великі. Також, у мене були всі необхідні інструменти. Я знав що, як і коли робити. Він був зроблений швидко, якісно і в строк.

На 2 тижні я можу більш точно спланувати роботу, розумію: що, коли зможу зробити, і, якщо я бачу, що не встигаю, то такий проект я вважаю середнім...

Середній проект (від 2-х тижнів до 2-х місяців)

Дровник. Середній проект. iSmartLife

Дровник. У мене є довгострокова ціль: «Побудувати літній будинок». Перед тим, як почати будівництво, я поставив короткострокову ціль (2 місяці): «Підготувати ділянку для будівництва літнього будинка». На ділянці під навісом були дрова і було прийнято рішення зробити для них дровник. Я розбив цю роботу на кілька маленьких простих проектів:

  • - планування (підібрати дровник, вибрати місце, зробити виміри і розрахувати матеріали);
  • - підготувати майданчик (зачистити і замурувати основу);
  • - зробити дровник;
  • - встановити дровник, перенести і скласти дрова.

На планування я виділив один тиждень і виконав цю частину в першу чергу. Підібрав зручне місце, переглянув багато різних варіантів (дуже допоміг pinterest), зробив заміри і розрахував матеріали. Після планування я знав що, як і де хочу зробити і міг робити інші частини. 2-гу і 3-ю частину міг робити паралельно. Тому підготовку майданчика я вирішив делегувати (маються корисні контакти), а сам зайнявся дровником. На створення такого дровника пішло 2 тижні (переважно вихідні). На монтаж, перенесення і складання дров я витратив ще 2 дні. Всього було зроблено 25 завдань.

Отже, середні проекти переважно починаються з підготовки та планування. В таких проектах можуть бути частини, які можна робити паралельно і делегувати. Уміння делегувати частину роботи - дуже важливо, це прискорює виконання, підвищує якість і мотивацію (не люблю працювати з цементом). Бюджет цього проекту теж не дуже великий, але після планування я зробив приблизний розрахунок з урахуванням матеріалів і делегування одного із завдань. Під проект я не робив окрему ціль, він виконувався для цілі: «Підготувати ділянку для будівництва літнього будиночка». Для досягнення цієї цілі, крім цього проекту, було ще кілька. Ціль була розрахована на 2 місяці, я її досяг і був готовий почати роботу над великим проектом, думаю ви здогадалися, що це за проект... :)

Великий проект (більше 2-х місяців)

Літній будинок. Великий проект. iSmartLife

Великі проекти завжди починаються з цілі. Я поставив собі ціль на рік: «Побудувати літній будинок». Це довгострокова велика ціль. Я не знав який будинок, з якого матеріалу, розміри, поверховість, бюджет і мені потрібно було багато чого вивчити, тому я створив середній проект на місяць: «Планування (вивчити літні будинки, визначитися з основними матеріалами, підібрати будівельну компанію, розрахувати приблизний бюджет)». Після виконання цієї частини я зміг розрахувати бюджет і зрозумів, що з тих матеріалів і такого виду будинок як я хочу за рік зробити не зможу, зможу за два. Так, тут я помилився і довелося змінювати цілі. Я збільшив основну ціль на рік. На 1-й рік я запланував зробити всі зовнішні роботи (стіни, дах, комунікації). На 2-й рік - всі внутрішні роботи, двері і терасу.

Я створив ціль на 1-й рік: «Зробити основу літнього будинка (стіни, дах, комунікації)» і розбив всі роботи на середні проекти:

  • - підготувати проект літнього будинка;
  • - провести комунікації (каналізація, водопровід, електрика);
  • - підготувати фундамент (основний, колони);
  • - завезти і скласти матеріали;
  • - звести стіни (з зовнішньої шліфуванням і фарбуванням);
  • - зробити дах (підшивка, фарбування, утеплення, стоки);
  • - підготувати будинок до зими (поставити вікна, тимчасово закрити отвори).

Після дроблення на середні проекти потрібно було вирішити, які частини хто буде робити і коли. Я знайшов компанію, яка робила основні роботи (проект, стіни і дах). Але деякі роботи я делегував іншим людям (фундамент, деякі комунікації), деякі робив сам (частина комунікацій). Звичайно, зручніше замовити одну компанію на всі роботи, але у мене були контакти людей, які могли зробити частину робіт і це виходило значно дешевше. Також, хотілося деякі завдання зробити самостійно.

Протягом 2-х тижнів проект був готовий. За проектом були зроблені фундамент і комунікації. Потім завезли основні материали (дерево), занесли, склали і накрили від дощу. Матеріали для даху я замовляв самостійно. На зведення стін і даху пішло близько місяця.

На досягнення мети «Зробити основу літнього будинка (стіни, дах, комунікації)» пішло 3 місяці (літо) і було зроблено 124 завдання. По ходу робіт, всі середні проекти я розбивав на дрібні і створював під них завдання. Все пройшло відмінно і 1-а ціль була досягнута. Були, звичайно, і проблемні моменти, наприклад, при завезенні матеріалу, машина (дуже висока) не могла проїхати на місце розвантаження, заважала гілка дерева біля дороги, але все вирішилося (дерево не постраждало :)).

У минулому році я завершив 1-у частину, в цьому - планую зробити 2-у і завершити ціль, яку я собі поставив: «Побудувати літній будинок». Я вже розбив 2-у частину на середні проекти і деякі почав робити, такі, як підбір матеріалів та техніки, піч, сантехніка та ін.. Також необхідно визначитись, хто зможе зробити великі розсувні двері і змонтувати їх. Я планую все підготувати до літа, і в літній період завершити всі роботи.

Отже, великі проекти обов'язково починаються з підготовки та планування. У таких проетах дуже зручно використовувати довгострокову ціль і короткострокові. Після планування потрібно оцінити бюджет і контакти (хто і що зможе зробити). Великі проекти потрібно розбити на середні, середні на маленькі. Потрібно визначити зв'язки між проектами, які частини можна робити паралельно, які послідовно. Завдання варто планувати на 1-2 тижні, так як на такий період можна точно визначити хто, що і як буде робити.


П'ять років тому я робив проект «Автономна система поливу» на своїй ділянці. Я приділив мало часу плануванню, і хоч проект був завершений, я зробив деякі помилки: у мене залишилося багато зайвого матеріалу, одну лінію довелося переробити. Після цього я став приділяти більше уваги плануванню і виробив підхід, який дає хороші результати. Я не витрачаю на це дуже багато часу і не планую повністю всі роботи заздалегідь. Якщо проект великий, то розбиваю його на середні, роблю попередні оцінки, вибудовую послідовність виконання, вивчаю предметну область і, коли готовий почати виконання, то середні розбиваю на маленькі, але тільки ті, над якими готовий почати роботу. Маленькі проекти наповнюю завданнями для виконання. Також, я накопичив багато «корисних контактів», і при виникненні деяких задач я заздалегідь знаю кому їх делегувати. Після виконання проекту я дивлюся на результат, аналізую, продумую чи все було зроблено добре і що можна поліпшити. Після виконання кількох проектів з таким підходом, виробляється персональний процес зручний для вас.


Цілі досягаються низкою послідовно зроблених завдань. Чим краще спланована робота, тим менше помилок буде зроблено, сил і грошей буде витрачено. Чим краще спланована робота, тим якісніше вийде результат. Подивіться на головний малюнок в статті і подумайте: хто ви, людина зліва чи справа? Приділяйте час плануванню і ви доб'ється того, що задумали!